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Gestão de documentos: 5 dicas para organizar documentos pessoais

Gestão de documentos: 5 dicas para organizar documentos pessoais

Você sabia que cuidar da gestão de documentos pessoais e outros arquivos importantes é essencial na organização da sua vida pessoal, profissional e até mesmo financeira? Os documentos não se restringem somente ao CPF e ao RG, mas também contam com a presença de históricos escolares e profissionais, registros relacionados ao Imposto de Renda, documentos de viagens, certidões, contratos, seguros e recibos, por exemplo.

Por isso, é importante ter controle sobre a localização de cada um, sempre mantendo-os de forma organizada, seja em sua casa ou no trabalho. Vale mencionar ainda que essa é uma maneira de evitar situações de estresse e de perda de tempo ao procurar por algum documento e ter dificuldades de encontrá-lo (ou até mesmo não encontrá-lo). Se você tem interesse em garantir a organização dos seus documentos pessoais, continue com esta leitura e aproveite nossas dicas!

gestão de documentos

1. Reúna todos os documentos

O primeiro passo é juntar todos os arquivos que estiverem espalhados pela casa: em gavetas, pastas, armários e caixas. Verifique em todos os cômodos, incluindo quarto, sala, cozinha e escritório, e coloque em uma caixa grande todo papel que você encontrar em desordem e que acredita ser importante.


2. Descarte tudo que for dispensável

Nessa etapa, é fundamental reservar um pouquinho a mais do seu tempo, afinal, aqui é que você vai analisar cada um dos documentos para eliminar o que estiver em excesso. Despeje tudo no chão e faça quatro pilhas principais:

  • de documentos pessoais, como passaportes, RG, históricos escolares e profissionais e certidões de casamento e nascimento;
  • de documentos importantes para serem guardados, como isenções, comprovantes de pagamento, declarações de quitação, escrituras, carnês do INSS e testamentos;
  • de documentos que não são seus e que, por algum motivo, você está guardando para algum amigo ou familiar (nesse caso, tente fazer a devolução do arquivo);
  • e documentos dispensáveis, que devem ser picados com uma tesoura ou um triturador para, posteriormente, serem levados para a reciclagem.

É importante mencionar que existem alguns documentos, como extratos bancários e contratos de seguros, que não precisam ser guardados por mais de 1 ano. Outros, como comprovantes de pagamentos de serviços essenciais e de Imposto de Renda, não mais que 5 anos. Somente os documentos principais precisam ser guardados por toda a vida.


3. Organize-os em categorias

Com os documentos previamente separados, chegou o momento de separar mais profundamente cada um deles por categorias mais específicas. Documentos pessoais e relacionados a seguros, propriedades, finanças, registros médicos e impostos são alguns exemplos. Faça de um jeito que você e outras pessoas conseguirão encontrá-los com facilidade.


4. Use caixas para colocá-los

Hoje em dia, existem diversos tipos de caixas organizadoras. Elas facilitam, e muito, a organização de uma casa e são ótimas para guardar arquivos com segurança. Providencie uma com o número suficiente de compartimentos para você colocar os seus documentos separados por categoria e comece a dispor cada papel nela.

Etiquete cada compartimento para facilitar a identificação de cada categoria do documento. Guarde ela em um local protegido, como dentro do guarda-roupa ou no armário do escritório.


5. Providencie uma pasta para transportá-los

Por fim, tenha sempre em mãos uma pasta para transportar os documentos com segurança e sem que eles amassem. Além disso, também pode usá-la para colocar os documentos mais importantes e que você precisa com mais frequência, como certidões, passaportes e agenda de eventos. Prefira modelos mais duradouros e resistentes, como o couro.


Agora que você já sabe como melhorar a gestão de documentos em sua casa, mantendo-os sempre organizados, aproveite nossas dicas e comece agora mesmo a organizar os seus arquivos. Não se esqueça de que essa é uma maneira de facilitar a procura de um documento no futuro e impedir que o estresse e a correria tomem conta da situação ao procurar por um arquivo importante e não achá-lo.

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